Napisala Caroline Levchuck, Yahoo! HotJobs
E -pošta je davno zauzela mjesto poslovnog pisma, a za odgovor na e -poruku potrebno je puno manje napora. Zašto se čini da se stopa odgovora na e -poštu smanjuje?
Uzmite u obzir da u doba preplavljivanja informacijama bilo kome postaje sve teže odgovoriti na svaku poruku u pristigloj pošti, čak i kada je to važno. Možete olakšati primateljima tako što ćete osigurati svojeposlovne e -pošteuključuju ovih pet bitnih elemenata.
Sažeta, izravna linija predmeta
Svakie -mail koji šaljete poslovnotrebao bi imati sažetu, ali opisnu temu. To će pomoći primateljima da utvrde njegovu važnost. Izbjegavajte oslanjanje na zastavu 'Važnost: Visoko' jer toliko ljudi prekomjerno koristi ovu značajku da se njezin utjecaj smanjio.
Pravi pozdrav
Uobičajeno je da ljudi potpuno eliminiraju pozdrave u e -porukama. Međutim, pozdrav može pomoći ljudima da lako utvrde kome je poruka upućena, pogotovo jer su cc'ing i odgovaranje svima postali uobičajeni.
S obzirom na to, izbjegavajte odgovarati svima osim ako svi u lancu e -pošte zaista moraju pročitati vaš odgovor. Isto vrijedi i za kopiranje previše ljudi na jednu e -poruku. Budite selektivni sa svojim podacima jer se većina ljudi bavi preopterećenim pristiglim sandučićima.
Pravilna gramatika, ispravan pravopis
Lingo i kratice koje su nastale u području razmjene trenutačnih poruka i slanja tekstualnih poruka ušle su u e -poštu. Čak i ako vas suradnici i klijenti ne prozivaju zbog korištenja takvih prečaca, izbjegavajte ih. E -poruka bi se mogla proslijediti drugom klijentu ili nadzorniku koji bi mogao biti zgrožen vašim prividnim nedostatkom pisanih komunikacijskih vještina.
Samo bitne informacije
U redu je biti prijateljski nastrojen i pomalo poznat u poslovnim e -porukama; međutim, pokušajte ne biti previše brbljavi. Stavite vitalne podatke što bliže početku svoje e -pošte kako biste bili sigurni da ih primatelj zaista čita. Ako vaše poruke traju dulje od jednog ili dva odlomka, možda se neće pročitati u cijelosti.
Jasno zatvaranje
Prekinite e -poštu tako da bude jasno što očekujete od primatelja i kada. Ako niste konkretni, vjerojatno nećete dobiti odgovor ili radnju koja vam je potrebna. Ako želite mišljenje ili dopuštenje, zatražite ga. Recite ako vam zatreba do utorka.
Konačno, potvrde o vraćanju koristite samo pri slanju kritične poruke koja zahtijeva da znate kada je poruka primljena i pročitana; to je invazivno oruđe koje bi kolege moglo protrljati na krivi način.